Hinweisgeberportal | Compliance

Vielleicht haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen oder Risiken, die einzelne Patientinnen oder Patienten, Mitarbeitende oder das Evangelische Klinikum Bethel und/oder das Krankenhaus Mara insgesamt gefährden. Vielleicht scheuen Sie sich aber, diese Information persönlich weiterzugeben. Möglicherweise haben Sie Bedenken, einen direkten Kontakt zu suchen oder Sie haben Ihr Anliegen bereits vorgetragen, es blieb jedoch ohne Wirkung. Das Hinweisgebersystem soll ihnen zur Verfügung stehen, um namentlich oder vollkommen anonym Bedenken zu äußern.

Bedenken Sie, dass Ihre Informationen möglicherweise für Personen, die in den Sachverhalt eingebunden sind, Konsequenzen haben können. Darum bitten wir Sie, uns nur solche Informationen zur Verfügung zu stellen, die nach Ihrem besten Wissen richtig sind.

Wichtig: Hinweisgeber sind keine Denunzianten! Sie helfen, maßgebliche Regeln und Werte zu bewahren!

Oberstes Prinzip des verwendeten Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Schließlich gilt das Interesse den Meldungen, um Schaden abzuwenden, und nicht den Hinweisgebern selbst.

Nach Absenden der Meldung erhalten die Hinweisgebenden eine Meldungsnummer und - wenn sie eine entsprechende Kontaktmöglichkeit im Hinweisgeberportal aktiviert haben - eine PIN. Die Meldungsnummer dient zum einen als Beleg, dass die Meldung gesendet wurde, zum anderen ermöglicht sie dem Hinweisgebenden im weiteren Verlauf des Verfahrens die Kommunikation mit der Clearingstelle über ein geschütztes Postfach im Hinweisgeberportal. Der/die Hinweisgebende bestimmt selbst, ob er/sie ein Postfach nutzen möchte.

Im Hinweisgebersystem wird die Anonymität wie folgt gewährleistet:

• Die Meldung wird mittels einer verschlüsselten Verbindung auf den Server übertragen.
• Das System speichert keine IP-Adressen, somit kann hierüber kein Rückschluss über den Meldenden gezogen werden.
• Persönliche Angaben sind für die Abgabe einer Meldung nicht erforderlich. Der/die Hinweisgebende entscheidet eigenständig, ob er/sie die Meldung anonym oder unter Namensnennung abgeben möchte. Hinweisgeber sind frei darin persönliche Angaben zu machen oder nicht.
• Das Meldeformular hat keine expliziten Felder für Meldernamen oder sonstige persönliche Angaben.
• Sollten Hinweisgeber ihre persönlichen Daten freiwillig im normalen Freitext preisgeben, so können diese bei Bedarf vor der Weiterverarbeitung durch Umwandlung zu einem Vorgang gelöscht, bzw. anonymisiert werden.
• Eine anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber erfolgt durch Kommunikation in einem durch PIN und Meldungsnummer geschützten Bereich. PIN und Vorgangsnummer wird dem Hinweisgeber nach der Abgabe der Meldung angezeigt, diese muss er sich merken. PIN und Meldungsnummer lassen keinen Rückschluss auf die Identität des Hinweisgebers zu.
• Logins in diesen geschützten Bereich können nicht nachverfolgt oder protokolliert werden.

Über das eingerichtete geschützte Postfach erhalten die Hinweisgeber eine Rückmeldung, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder bekommen Rückfragen gestellt, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten. Auch während dieses Dialogs bleiben die Anonymität gewahrt. Der Kontakt zur Clearingstelle kann jederzeit abgebrochen werden.

Die Meldung kann über jedes Gerät mit Internetzugang (dienstlich oder privat) erfolgen.

Der Meldeprozess selbst umfasst 4 Schritte:

1. Bitte klicken Sie unten auf den Button „Hinweis geben“.
2. Hinweisgeber werden bei der Eingabe der Meldung über vorformulierte Fragen durch das Portal geleitet. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen Freitext einzugeben und Anlagen beizufügen.
   Wichtig: Wünschen die Hinweisgeber absolute Anonymität, ist darauf zu achten, dass der Freitext und die Anlagen keine Rückschlüsse auf seine/ihre Person zulassen.
3. Die Clearingstelle überprüft die Meldung und führt eine vollständige Anonymisierung durch.
4. Nach Absenden der Meldung erhalten die Hinweisgebenden eine Meldungsnummer und - wenn sie eine entsprechende Kontaktmöglichkeit im Hinweisgeberportal aktiviert haben - eine PIN. Die Meldungsnummer dient zum einen als Beleg, dass die Meldung gesendet wurde, zum anderen ermöglicht sie dem Hinweisgebenden im weiteren Verlauf des Verfahrens die Kommunikation mit der Clearingstelle über ein geschütztes Postfach im Hinweisgeberportal. Der/die Hinweisgebende bestimmt selbst, ob er/sie ein Postfach nutzen möchte.

Die Prozessverantwortlichkeit für Hinweise auf Regelverstöße, die über das bestehende Hinweisgeberportal erstattet oder der Clearingstelle zur Bearbeitung von der Geschäftsführung zugewiesen werden, obliegt der Clearingstelle. Primär erfolgt dieses über das Hinweisgeberportal.